Căn cứ theo Điều 56 Luật Doanh nghiệp 2014, Hội đồng thành viên (HĐTV) gồm tất cả các thành viên của Công ty Trách nhiệm hữu hạn (TNHH) hai thành viên trở lên, là cơ quan quyết định cao nhất đối với những vấn đề quan trọng của công ty, thể hiện thông qua cuộc họp HĐTV biểu quyết thông qua Nghị quyết của HĐTV. Căn cứ theo quy định từ Điều 57 đến Điều 63 Luật Doanh nghiệp 2014, cuộc họp HĐTV được thực hiện thông qua những bước sau đây:
Bước 1: Chuẩn bị chương trình, tài liệu họp HĐTV và Triệu tập cuộc họp HĐTV (Điểm b Khoản 2 Điều 57; Điều 58 Luật Doanh nghiệp 2014).
a. Trường hợp Chủ tịch HĐTV triệu tập họp:
– Chủ tịch HĐTV triệu tập cuộc họp HĐTV: Trong trường hợp cần giải quyết công việc quan trọng thuộc thẩm quyền quyết định của HĐTV hoặc Điều lệ công ty có quy định; Khi thành viên, nhóm thành viên công ty (hay còn gọi là thành viên HĐTV) có yêu cầu triệu tập cuộc họp HĐTV theo quy định tại Khoản 8, Khoản 9 Điều 50 Luật Doanh nghiệp 2014.
– Chủ tịch HĐTV có trách nhiệm chuẩn bị chương trình, tài liệu trước khi triệu tập họp HĐTV hoặc lấy ý kiến bằng văn bản (Điểm c Khoản 2 Điều 57 Luật Doanh nghiệp 2014).
– Khi triệu tập họp HĐTV, Chủ tịch HĐTV phải gửi thông báo mời họp, chương trình, tài liệu họp đến cho thành viên công ty trước khi diễn ra cuộc họp. Việc gửi thông báo mời họp, chương trình, tài liệu họp được quy định chi tiết tại Điều lệ công ty;
– Thông báo mời họp được gửi bằng giấy mời, điện thoại, fax hoặc phương tiện điện tử khác theo Điều lệ công ty và phải được gửi trực tiếp đến từng thành viên HĐTV. Nội dung thông báo mời họp phải ghi rõ: Thời gian, địa điểm họp và chương trình họp. Cuộc họp HĐTV được tổ chức tại trụ sở công ty, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác.
– Chương trình, tài liệu họp phải được gửi đến từng thành viên công ty trước khi họp theo Điều lệ công ty. Trong đó, tài liệu sử dụng trong cuộc họp có liên quan đến nội dung sau đây phải được gửi đến thành viên chậm nhất là 07 ngày làm việc trước ngày họp:
+ Quyết định về sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty;
+ Thông qua phương hướng phát triển công ty;
+ Thông qua báo cáo tài chính hằng năm;
+ Tổ chức lại hoặc giải thể công ty.
– Sau khi nhận được chương trình, tài liệu họp, thành viên HĐTV có quyền kiến nghị bổ sung đối với chương trình họp. Kiến nghị phải bằng văn bản có đầy đủ những nội dung theo quy định tại Khoản 1 Điều 58 Luật Doanh nghiệp 2014.
– Chủ tịch HĐTV phải chấp thuận kiến nghị có đầy đủ nội dung nêu trên và được gửi đến trụ sở công ty chậm nhất 01 ngày làm việc trước ngày họp; Kiến nghị gửi đến sau thời hạn trên chỉ được chấp thuận khi được đa số các thành viên tham dự cuộc họp tán thành.
b. Trường hợp Chủ tịch HĐTV không triệu tập họp:
– Thành viên, nhóm thành viên tại Khoản 8, Khoản 9 Điều 50 Luật Doanh nghiệp 2014 có quyền yêu cầu Chủ tịch HĐTV triệu tập họp HĐTV. Yêu cầu triệu tập họp phải được thành viên, nhóm thành viên lập thành văn bản có nội dung như sau và gửi đến Chủ tịch HĐTV:
+ Họ, tên, địa chỉ thường trú, quốc tịch, số Thẻ căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác đối với thành viên là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp hoặc số quyết định thành lập, địa chỉ trụ sở chính đối với thành viên là tổ chức; tỷ lệ vốn góp, số và ngày cấp giấy chứng nhận phần vốn góp của từng thành viên yêu cầu;
+ Lý do yêu cầu triệu tập họp Hội đồng thành viên và vấn đề cần giải quyết;
+ Dự kiến chương trình họp;
+ Họ tên, chữ ký của mỗi thành viên yêu cầu hay người đại diện theo ủy quyền của họ.
– Trường hợp yêu cầu của thành viên, nhóm thành viên chưa đầy đủ nội dung nói trên thì Chủ tịch HĐTV phải có thông báo bằng văn bản đến thành viên, nhóm thành viên có liên quan được biết trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được yêu cầu.
– Trường hợp yêu cầu của thành viên, nhóm thành viên quy định tại Khoản 8, Khoản 9 Điều 50 Luật Doanh nghiệp 2014 là đầy đủ và hợp lệ thì trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày có yêu cầu, Chủ tịch HĐTV phải triệu tập cuộc họp HĐTV. Hết thời hạn trên nhưng Chủ tịch HĐTV không triệu tập họp HĐTV thì thành viên, nhóm thành viên có quyền đứng ra triệu tập họp HĐTV, đồng thời, Chủ tịch HĐTV phải chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật nếu có thiệt hại xảy ra đối với công ty hoặc thành viên khác có liên quan;
– Trong trường hợp này, thành viên, nhóm thành viên đứng ra triệu tâp cuộc họp HĐTV sẽ chuẩn bị chương trình, tài liệu cuộc họp và thông báo mời họp đến các thành viên khác kèm thông tin về chương trình, tài liệu họp. Chi phí cho việc triệu tập và tiến hành họp HĐTV trong trường hợp thành viên, nhóm thành viên thực hiện sẽ được công ty hoàn lại.
Bước 2: Tiến hành họp HĐTV (Điều 59 Luật Doanh nghiệp 2014).
– Cuộc họp HĐTV được tiến hành khi có số thành viên dự họp sở hữu ít nhất 65% vốn điều lệ, Điều lệ công ty có thể quy định một tỷ lệ khác cao hơn.
– Trong trường hợp Điều lệ công ty không có quy định hoặc không có quy định khác thì:
+ Nếu cuộc họp lần thứ nhất không có đủ điều kiện tiến hành thì có thể triệu tập cuộc họp lần thứ hai, việc triệu tập cuộc họp lần thứ hai phải được thực hiện trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất.
+ Cuộc họp HĐTV lần 2 được tiến hành khi có số thành viên dự họp sở hữu ít nhất 50% vốn điều lệ. Trường hợp cuộc họp HĐTV lần 2 không đủ điều kiện tiến hành thì có thể triệu tập cuộc họp lần 3 trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày dự định họp lần 2.
+ Cuộc họp HĐTV lần 3 được tiến hành không phụ thuộc vào số thành viên dự họp và số vốn điều lệ được đại diện bởi số thành viên dự họp.
– Căn cứ theo Khoản 3 Điều 59 Luật Doanh nghiệp 2014, thể thức tiến hành cuộc họp HĐTV và hình thức biểu quyết thông qua Nghị quyết HĐTV do Điều lệ công ty quy định.
– Trường hợp cuộc họp HĐTV đủ điều kiện được tiến hành nhưng không thể hoàn thành chương trình họp trong thời hạn dự kiến thì có thể kéo dài phiên họp, thời hạn kéo dài không quá 30 ngày, kể từ ngày khai mạc cuộc họp đó.
Bước 3: Thông qua Nghị quyết của HĐTV:
Nghị quyết của HĐTV có thể được thông qua dưới những hình thức khác nhau: có thể bằng biểu quyết, lấy ý kiến bằng văn bản hoặc hình thức khác do Điều lệ công ty quy định;
a) Nghị quyết của HĐTV được thông qua dưới hình thức biểu quyết:
– Trường hợp Điều lệ công ty không có quy định khác thì Nghị quyết của công ty về những vấn đề sau đây phải được thông qua bằng biểu quyết tại cuộc họp HĐTV:
+ Sửa đổi, bổ sung nội dung của Điều lệ công ty;
+ Quyết định phương hướng phát triển của công ty;
+ Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch HĐTV; bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc;
+ Thông qua báo cáo tài chính hằng năm;
+ Tổ chức lại hoặc giải thể công ty.
– Trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định tỷ lệ khác cao hơn, Nghị quyết HĐTV được thông qua tại cuộc họp trong các trường hợp sau:
+ Đối với Nghị quyết sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty; Nghị quyết tổ chức lại, giải thể công ty; Quyết định bán tài sản có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty (hoặc một tỷ lệ; giá trị khác nhỏ hơn theo Điều lệ công ty) phải được số phiếu đại diện ít nhất 75% tổng số vốn góp của các thành viên dự họp tán thành;
+ Được số phiếu đại diện ít nhất 65% tổng số vốn góp của các thành viên sự họp tán thành đối với những quyết định còn lại.
b) Nghị quyết của HĐTV được thông qua dưới hình thức lấy ý kiến bằng văn bản:
Căn cứ Điều 62 Luật Doanh nghiệp 2014, trường hợp Điều lệ công ty không có quy định khác thì việc thông qua Nghị quyết HĐTV theo hình thức lấy ý kiến bằng văn bản thực hiện như sau:
– Chủ tịch HĐTV có thẩm quyền quyết định việc lấy ý kiến thành viên HĐTV bằng văn bản để thông qua Nghị quyết HĐTV về những vấn đề thuộc thẩm quyền; đồng thời có trách nhiệm chuẩn bị, soạn thảo các báo cáo, tờ trình về nội dung cần quyết định, dự thảo Nghị quyết và phiếu lấy ý kiến rồi gửi những giấy tờ trên đến các thành viên HĐTV;
– Phiếu lấy ý kiến phải có các nội dung theo quy định tại Khoản 3 Điều 62 Luật Doanh nghiệp 2014.
– Chủ tịch HĐTV tổ chức việc kiểm phiếu, lập báo cáo và thông báo kết quả kiểm phiếu, quyết định được thông qua đến các thành viên trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày kết thúc thời hạn mà thành viên phải gửi ý kiến về công ty.
– Báo cáo kết quả kiểm phiếu phải có các nội dung chủ yếu theo quy định tại Khoản 4 Điều 62 Luật Doanh nghiệp 2014.
– Nghị quyết được thông qua dưới hình thức lấy ý kiến bằng văn bản phải được số thành viên sở hữu ít nhất 65% vốn điều lệ tán thành, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định một tỷ lệ cao hơn.
Bước 4: Kết thúc cuộc họp và thực thi Nghị quyết:
a. Biên bản họp HĐTV:
– Căn cứ theo quy định tại Điều 61 Luật Doanh nghiệp 2014, cuộc họp HĐTV phải được ghi Biên bản họp và có thể được ghi âm, ghi hình hoặc bằng hình thức khác;
– Biên bản họp phải được lập xong và thông qua ngay trước khi kết thúc cuộc họp. Người ghi biên bản và chủ tọa cuộc họp chịu trách nhiệm liên đới về tính chính xác và trung thực của nội dung biên bản họp HĐTV.
– Biên bản họp HĐTV gồm có những nội dung theo quy định tại Khoản 2 Điều 61 Luật Doanh nghiệp 2014.
– Trong trường hợp HĐTV không họp HĐTV mà thông qua Nghị quyết theo hình thức lấy ý kiến bằng văn bản thì Công ty phải tổ chức việc kiểm phiếu và lập Báo cáo kết quả kiểm phiếu. Báo cáo kết quả kiểm phiếu có giá trị tương đương với Biên bản họp HĐTV.
b. Hiệu lực Nghị quyết của HĐTV:
– Trường hợp Điều lệ công ty không có quy định khác, Nghị quyết của HĐTV có hiệu lực thi hành kể từ ngày được thông qua hoặc từ ngày có hiệu lực được ghi tại Nghị quyết đó.
– Giám đốc, Tổng Giám đốc có trách nhiệm tổ chức thực hiện các Nghị quyết của HĐTV (Điểm a Khoản 2 Điều 64 Luật Doanh nghiệp 2014), Chủ tịch HĐTV có trách nhiệm giám sát hoặc tổ chức giám sát việc thực hiện các Nghị quyết của HĐTV (Điểm d Khoản 1 Điều 57 Luật Doanh nghiệp 2014).
– Trường hợp thành viên, nhóm thành viên yêu cầu Tòa án hoặc Trọng tài hủy bỏ Nghị quyết đã được thông qua thì Nghị quyết đó vẫn có hiệu lực thi hành cho đến khi có quyết định của Tòa án hoặc Trọng tài có hiệu lực thi hành.
