Thủ tục cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sử dụng nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất (sau đây gọi là Giấy chứng nhận) là một trong những thủ tục quan trọng, vì thủ tục này là tiền đề để Nhà nước xác nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở, tài sản khác gắn liền với đất hợp pháp của người có quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và quyền sở hữu tài sản khác gắn liền với đất.
Do vậy, để thuận tiện trong quá trình làm thủ tục này, bài viết sau đây sẽ trình bày 08 điều quan trọng mà người làm thủ tục cấp Giấy chứng nhận (Người dân quen gọi là Sổ hồng) phải biết.
Xin được bắt đầu.
1. Chỉ có thủ tục cấp Giấy chứng nhận lần đầu mà không có lần hai
Căn cứ theo Điều 4 Luật Đất đai năm 2013, đất đai thuộc sở hữu toàn dân do Nhà nước đại diện chủ sở hữu và thống nhất quản lý, nhà nước trao quyền sử dụng đất cho người sử dụng đất.
Căn cứ Khoản 16 Điều 3 Luật này, Giấy chứng nhận là chứng thư pháp lý để Nhà nước xác nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở, tài sản khác gắn liền với đất hợp pháp của người có quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và quyền sở hữu tài sản khác gắn liền với đất.
Theo đó, nhà nước sẽ cấp Giấy chứng nhận lần đầu cho một chủ thể có quyền sử dụng thửa đất đó nếu chủ thể đáp ứng đủ điều kiện theo quy định pháp luật.
Thủ tục này dân gian hay gọi là thủ tục cấp Sổ đỏ/ Sổ hồng.
Tuy nhiên pháp luật chỉ có quy định thủ tục cấp Giấy chứng nhận lần đầu, nhưng không có thủ tục cấp Giấy chứng nhận lần hai, lần ba.
Nếu người sử dụng đất chuyển quyền sử dụng đất của mình cho chủ thể khác thì các bên làm thủ tục chuyển quyền sử dụng đất, đồng thời, làm thủ tục đăng ký biến động đất đai.
Cụ thể, căn cứ theo Điểm a Khoản 4 Điều 95 Luật Đất đai năm 2013, người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất khi thực hiện các quyền chuyển đổi, chuyển nhượng, cho thuê, cho thuê lại, thừa kế, tặng cho quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất; thế chấp, góp vốn bằng quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất thì người sử dụng đất sẽ thực hiện thủ tục đăng ký biến động đất đai.
Thủ tục này còn được dân gian gọi là thủ tục sang tên Sổ đỏ/ Sổ hồng.
2. Chỉ cấp duy nhất một loại Giấy chứng nhận/ Sổ
Trước ngày 10/12/2009, Luật đất đai qua các thời kỳ có các loại Sổ về quyền sử dụng đất như sau: Sổ đỏ (Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất) là mẫu do Bộ Tài nguyên và Môi trường ban hành, loại giấy tờ này trước tiên là ghi nhận quyền sử dụng đất có thể là đất ở, đất sản xuất nông nghiệp, vườn, ao, đất rừng… khi nào có công trình xây dựng trên đất thì ghi nhận việc xây dựng công trình trên đất có thể là nhà ở.
Sổ hồng cũ (Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở) là mẫu do Bộ xây dựng ban hành với nội ghi là ghi nhận Nhà ở và đất ở, phạm vi là ghi nhận sở hữu nhà trước sau đó ghi nhận Quyền sử dụng đất ở, không ghi loại đất khác.
Tuy nhiên, từ ngày 10/12/2009, cả nước áp dụng thống nhất một loại sổ là Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất (hay còn gọi là Sổ hồng mới).
Cụ thể tại Khoản 1 Điều 97 Luật Đất đai năm 2013 quy định Giấy chứng nhận do Bộ Tài nguyên và Môi trường phát hành theo một mẫu thống nhất và được áp dụng trong phạm vi cả nước đối với mọi loại đất, nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất. Theo Khoản 1 Điều 3 Thông tư 23/2014/TT-BTNMT, mẫu Giấy chứng nhận được quy định như sau: Giấy chứng nhận gồm một tờ có 04 trang, in nền hoa văn trống đồng màu hồng cánh sen (được gọi là phôi Giấy chứng nhận) và trang bổ sung nền trắng; mỗi trang có kích thước 190mm x 265mm.
3. Điều kiện để cấp Giấy chứng nhận
Để được cấp Giấy chứng nhận thì người sử dụng đất phải đáp ứng đủ điều kiện theo quy định pháp luật. Theo Luật Đất đai năm 2013, Nghị định 43/2014/NĐ-CP và Nghị định 01/2017/NĐ-CP, tùy theo từng trường hợp mà điều kiện được cấp Giấy chứng nhận sẽ khác nhau. Cụ thể:
Trường hợp 1: Người sử dụng đất có giấy tờ về quyền sử dụng đất (chỉ áp dụng với hộ gia đình, cá nhân hoặc cộng đồng dân cư)
Đây có thể xem là trường hợp dễ nhất để được cấp Giấy chứng nhận. Tuy nhiên, chỉ những trường hợp sau thì mới được cấp Giấy chứng nhận, cụ thể:
- Hộ gia đình, cá nhân đang sử dụng đất mà có giấy tờ tại Điều 100 Luật Đất đai năm 2013 (đứng tên mình) và sử dụng đất ổn định, lâu dài.
- Hộ gia đình, cá nhân đang sử dụng đất mà có giấy tờ tại Điều 100 Luật Đất đai năm 2013 (đứng tên người khác) kèm theo giấy tờ về việc chuyển QSDĐ có chữ ký của các bên có liên quan (do mua bán, tặng cho mà chưa sang tên…) nhưng đến trước ngày 01/7/2014 chưa thực hiện thủ tục chuyển QSDĐ và đất đó không có tranh chấp.
- Hộ gia đình, cá nhân được sử dụng đất theo bản án hoặc quyết định của Tòa án nhân dân, quyết định thi hành án của cơ quan thi hành án, văn bản công nhận kết quả hòa giải thành, quyết định giải quyết tranh chấp, khiếu nại, tố cáo về đất đai của cơ quan nhà nước có thẩm quyền đã được thi hành.
- Hộ gia đình, cá nhân đang sử dụng đất được Nhà nước giao, cho thuê đất từ ngày 15/10/1993 đến ngày 01/7/2014 mà chưa được cấp Giấy chứng nhận thì được cấp Giấy chứng nhận; trường hợp chưa thực hiện nghĩa vụ tài chính thì phải thực hiện.
- Cộng đồng dân cư đang sử dụng đất có công trình là đình, đền, miếu, am, từ đường, nhà thờ họ; đất nông nghiệp và đất đó không có tranh chấp, được UBND cấp xã nơi có đất xác nhận là đất sử dụng chung cho cộng đồng.
Trường hợp 2: Người sử dụng đất không có giấy tờ về quyền sử dụng đất (chỉ áp dụng với hộ gia đình, cá nhân)
Có hai trường hợp mà hộ gia đình, cá nhân không có giấy tờ về quyền sử dụng đất nhưng vẫn được cấp Giấy chứng nhận:
- Hộ gia đình, cá nhân đang sử dụng đất trước ngày 01/7/2014 mà không có các giấy tờ quy định tại Điều 100 của Luật Đất đai năm 2013, có hộ khẩu thường trú tại địa phương và trực tiếp sản xuất nông nghiệp, lâm nghiệp, nuôi trồng thủy sản, làm muối tại vùng có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn, vùng có điều kiện kinh tế – xã hội đặc biệt khó khăn, nay được UBND cấp xã nơi có đất xác nhận là người đã sử dụng đất ổn định, không có tranh chấp. Trường hợp này người sử dụng đất không phải nộp tiền sử dụng đất.
- Hộ gia đình, cá nhân đang sử dụng đất ổn định từ trước ngày 01/7/ 2004 mà không có các giấy tờ quy định tại Điều 100 Luật Đất đai năm 2013, không vi phạm pháp luật về đất đai, nay được UBND cấp xã xác nhận là đất không có tranh chấp, phù hợp với quy hoạch sử dụng đất, quy hoạch chi tiết xây dựng đô thị, quy hoạch xây dựng điểm dân cư nông thôn đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt đối với nơi đã có quy hoạch. Trường hợp này người sử dụng đất phải nộp tiền sử dụng đất.
Trường hợp 3: Đất lấn, chiếm; đất được giao không đúng thẩm quyền
Căn cứ Khoản 3 Điều 24a Nghị định 43/2014/NĐ-CP, được bổ sung bởi Khoản 20 Điều 2 Nghị định 01/2017/NĐ-CP, chỉ những hành vi lấn, chiếm, giao đất không đúng thẩm quyền trước ngày 01/7/2014 mới được cấp hoặc xem xét cấp Giấy chứng nhận; nếu xảy ra sau ngày 01/7/2014 sẽ bị xử lý, đất lấn, chiếm hoặc được giao không đúng thẩm quyền sẽ bị thu hồi.
4. Hồ sơ cần chuẩn bị để làm thủ tục cấp Giấy chứng nhận
Căn cứ Khoản 1 Điều 8 Thông tư 24/2014/TT-BTNMT, hồ sơ nộp khi thực hiện thủ tục đăng ký, cấp Giấy chứng nhận lần đầu gồm có:
- Đơn đăng ký, cấp Giấy chứng theo Mẫu số 04/ĐK Thông tư 24/2014/TT-BTNMT;
- Một trong các loại giấy tờ quy định tại Điều 100 của Luật Đất đai năm 2013 và Điều 18 của Nghị định số 43/2014/NĐ-CP đối với trường hợp đăng ký về quyền sử dụng đất;
- Một trong các giấy tờ quy định tại các Điều 31, 32, 33 và 34 của Nghị định số 43/2014/NĐ-CP đối với trường hợp đăng ký về quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất.
- Trường hợp đăng ký về quyền sở hữu nhà ở hoặc công trình xây dựng thì phải có sơ đồ nhà ở, công trình xây dựng (trừ trường hợp trong giấy tờ về quyền sở hữu nhà ở, công trình xây dựng đã có sơ đồ phù hợp với hiện trạng nhà ở, công trình đã xây dựng);
- Báo cáo kết quả rà soát hiện trạng sử dụng đất đối với trường hợp tổ chức trong nước, cơ sở tôn giáo đang sử dụng đất từ trước ngày 01/7/2004 theo Mẫu số 08/ĐK Thông tư 24/2014/TT-BTNMT;
- Chứng từ thực hiện nghĩa vụ tài chính; giấy tờ liên quan đến việc miễn, giảm nghĩa vụ tài chính về đất đai, tài sản gắn liền với đất (nếu có);
- Đối với đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân sử dụng đất vào mục đích quốc phòng, an ninh thì ngoài giấy tờ quy định tại các Điểm a, b và d Khoản 1 Điều 8 Thông tư 24/2014/TT-BTNMT phải có quyết định của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng, Bộ trưởng Bộ Công an về vị trí đóng quân hoặc địa điểm công trình; bản sao quyết định của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt quy hoạch sử dụng đất vào mục đích quốc phòng, an ninh trên địa bàn các quân khu, trên địa bàn các đơn vị thuộc Bộ Tư lệnh Bộ đội Biên phòng, trên địa bàn tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương mà có tên đơn vị đề nghị cấp Giấy chứng nhận;
- Trường hợp có đăng ký quyền sử dụng hạn chế đối với thửa đất liền kề phải có hợp đồng hoặc văn bản thỏa thuận hoặc quyết định của Tòa án nhân dân về việc xác lập quyền sử dụng hạn chế thửa đất liền kề, kèm theo sơ đồ thể hiện vị trí, kích thước phần diện tích thửa đất mà người sử dụng thửa đất liền kề được quyền sử dụng hạn chế.
5. Nơi nộp hồ sơ thủ tục cấp Giấy chứng nhận
Căn cứ Khoản 2 Điều 60 Nghị định 43/2014/NĐ-CP, nơi nộp hồ sơ thủ tục cấp Giấy chứng nhận được quy định như sau:
Đối với địa phương đã thành lập Văn phòng đăng ký đất đai:
Người sử dụng đất nộp hồ sơ trực tiếp tại Văn phòng đăng ký đất đai.
Đối với địa phương chưa thành lập Văn phòng đăng ký đất đai:
- Tổ chức, cơ sở tôn giáo, người Việt Nam định cư ở nước ngoài thực hiện dự án đầu tư, tổ chức nước ngoài, cá nhân nước ngoài, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài nộp hồ sơ tại Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp tỉnh;
- Hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư, người Việt Nam định cư ở nước ngoài được sở hữu nhà ở gắn liền với quyền sử dụng đất ở tại Việt Nam: nộp hồ sơ tại Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện.
- Trường hợp hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư có nhu cầu nộp hồ sơ tại UBND cấp xã thì UBND cấp xã nơi có đất tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả.
6. Thời hạn thực hiện thủ tục
Căn cứ Điểm a Khoản 2 và Khoản 4 Điều 61 Nghị định 43/2014/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Khoản 40 Điều 2 Nghị định 01/2017/NĐ-CP, thời hạn đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất, cấp Giấy chứng nhận là không quá 30 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ; không quá 40 ngày với các xã miền núi, hải đảo, vùng sâu, vùng xa, vùng có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn, vùng có điều kiện kinh tế – xã hội đặc biệt khó khăn.
Thời gian này không tính thời gian các ngày nghỉ, ngày lễ theo quy định của pháp luật; không tính thời gian tiếp nhận hồ sơ tại xã, thời gian thực hiện nghĩa vụ tài chính của người sử dụng đất; không tính thời gian xem xét xử lý đối với trường hợp sử dụng đất có vi phạm pháp luật, thời gian trưng cầu giám định.
Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chưa hợp lệ thì trong thời gian không quá 03 ngày làm việc, cơ quan tiếp nhận, xử lý hồ sơ phải thông báo và hướng dẫn người nộp hồ sơ bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ theo quy định.
7. Chi phí thực hiện thủ tục
Các khoản phải nộp:
A. Tiền sử dụng đất hoặc tiền thuê đất (nếu có):
- Tiền sử dụng đất là số tiền mà người sử dụng đất phải trả cho Nhà nước khi được Nhà nước giao đất có thu tiền sử dụng đất, cho phép chuyển mục đích sử dụng đất, công nhận quyền sử dụng đất. Như vậy, khi người yêu cầu cấp Giấy chứng nhận thuộc trường hợp Nhà nước giao đất có thu tiền sử dụng đất thì mới trả khoản này.
- Còn tiền thuê đất là khoản tiền mà người sử dụng đất phải trả cho Nhà nước mà nếu người sử dụng đất thuộc trường hợp thuê đất.
B. Lệ phí trước bạ (căn cứ Điều 5 Nghị định 140/2016/NĐ-CP):
Lệ phí trước bạ phải nộp = 0.5% x (Giá đất tại Bảng giá đất x Diện tích).
Như vậy, để biết cụ thể lệ phí trước bạ thì phải biết giá đất tại bảng giá đất và diện tích của thửa đất đề nghị cấp Giấy chứng nhận, cụ thể:
- Tra cứu giá đất tại bảng giá đất do UBND cấp tỉnh ban hành (trong bảng giá đất thì quy định rõ giá đất theo từng tuyến đường, từng vị trí cụ thể).
- Đo diện tích thực tế mà người sử dụng đất đề nghị cấp Sổ đỏ.
C. Phí thẩm định hồ sơ cấp Giấy chứng nhận căn cứ Điểm l Khoản 1 Điều 5 Thông tư 250/2016/TT-BTC.
D. Lệ phí cấp Giấy chứng nhận căn cứ Điểm e Khoản 2 Điều 5 Thông tư 250/2016/TT-BTC.
8. Cách xử lý khi bị “làm khó” hoặc bị chậm cấp Giấy chứng nhận
Bên cạnh việc người dân không nắm rõ quy định của pháp luật thì có những khó khăn khác từ phía cơ quan Nhà nước như: Chậm cấp Giấy chứng nhận, từ chối tiếp nhận hồ sơ đề nghị cấp Giấy chứng nhận dù có đủ điều kiện…
Nếu thuộc trường hợp này, người đề nghị cấp Giấy chứng nhận có quyền khiếu nại, khởi kiện.
Hình thức khiếu nại:
Khi có căn cứ cho rằng quyết định hành chính, hành vi hành chính là trái pháp luật, xâm phạm trực tiếp đến quyền, lợi ích hợp pháp của mình thì người có quyền sử dụng đất có quyền thực hiện khiếu nại quyết định hoặc hành vi này (căn cứ theo Khoản 1 Điều 7 Luật Khiếu nại năm 2011).
Hình thức thực hiện: Bằng đơn khiếu nại hoặc khiếu nại trực tiếp (theo Điều 8 Luật Khiếu nại năm 2011).
Hình thức khởi kiện:
Đối tượng khởi kiện: Quyết định hành chính, hành vi hành chính về cấp Giấy chứng nhận và xâm phạm quyền lợi của người có quyền sử dụng đất hoặc đã khiếu nại với người có thẩm quyền giải quyết, nhưng hết thời hạn giải quyết theo quy định của pháp luật mà khiếu nại không được giải quyết hoặc đã được giải quyết nhưng không đồng ý với việc giải quyết khiếu nại về quyết định, hành vi đó (theo Khoản 1 Điều 115 Luật Tố tụng hành chính năm 2015).
Cơ quan tiếp nhận và có thẩm quyền giải quyết: Tòa án nhân dân cấp huyện nơi đặt trụ sở của Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Phòng đăng ký đất đai ban hành quyết định hoặc có hành vi vi phạm.
